Как правильно писать письма.

Продающие и не только.

6 составляющих убедительного письма.

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма
.
Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги "Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts", предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

1. всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать.

Основная цель письма - сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?
В данном случае, неопределенность - ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. начинайте письмо с вашего заключения.

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.
В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.
К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:
"Джим, как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли … бла - бла - бла … таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании. Правильно:
"Джим, я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе. 3. разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев.

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно.
"Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов. Правильно.
"Тренажерный зал в офисе позволит:
- Уменьшить прогулы.
- Увеличить общую продуктивность".

4. подкрепите каждый аргумент доказательствами.

Таким образом, если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно.
"Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе. Правильно.
"Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному национальным институтом здоровья среди 1. 000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования. 5. повторите ваш вывод, как призыв к действию.

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно.
"Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект. Правильно.
"Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс. 6. укажите выгоду в строке темы письма.

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.
В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.
В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи - это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения. Неправильно "Влияние на Здоровье Сотрудников Программы по Оборудованию Тренажерных Залов в Офисах"правильно"как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников".